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Allez hop, c’est parti!
Temps de lecture : 8 minutes
Au sommaire:
Mon actualité
La formation des auditeurs internes qualité
Mon actualité
Cette semaine j’ai pris des semi-vacances. Je suis en famille, je travaille au ralenti, il y a un jeu de société qui passe par là de temps en temps et cet après-midi je vais voir le dernier Ducobu (oui, je sais, qu’est-ce qu’on ne ferait pas pour les enfants…). Malgré tout j’ai trouvé un moment pour rédiger la newsletter, même si elle arrive un poil en retard. Par contre pas de grosse nouveauté au niveau des actus du coup!
MISSION QUALITE
Les pré-inscriptions pour la session de septembre de la formation MISSION QUALITE sont ouvertes. L’objectif? Que tu te sentes mieux après qu’avant, en progressant sur ta posture de manager qualité / QSE et ton rapport aux autres fonctions de l’entreprise. Mais surtout que tu retrouves de l’envie et de la sérénité dans cette fonction qui n’est vraiment pas facile au quotidien!
Si tu veux participer en te faisant financer par ton entreprise, je t’invite à te faire connaître rapidement pour que je te transmette la doc. Le processus de validation par l‘entreprise prend toujours du temps.
Sinon c’est du 9 septembre au 31 octobre, toutes les infos sur la formation sont ici et pour une présentation détaillée en live, tu peux ragrder le replay du wébinaire consacré au sujet ici.
La formation des auditeurs internes qualité
Tu as décidé de former des collaborateurs pour réaliser tes audits internes? Très bonne idée. Dans un prochain numéro je détaillerai pourquoi c’est une bonne idée mais aussi qui choisir pour cette mission. En attendant je me consacre aujourd’hui à cette question: comment et à quoi former un auditeur interne salarié de l’entreprise?
Les exigences de l’ISO 9001
Qui dit formation sous-entend acquisition de compétences. La norme ne comprend pas d’exigences spécifiques sur ce point. Ce qui nous laisse avec l’exigence générique du chapitre 7.2 qui nous dit grosso modo que “les personnes effectuant […] un travail qui a une incidence sur les performances et l’efficacité du système de management de la qualité [doivent être] compétentes sur la base d’une formation initiale ou professionnelle, ou d’une expérience appropriées.”
Puis “le cas échéant, mener des actions pour acquérir les compétences nécessaires et évaluer l’efficacité de ces actions; et conserver des informations documentées appropriées comme preuves desdites compétences.”
Evidemment la réalisation d’un audit interne rentre dans ce cadre. La détermination de la conformité des activités auditées ainsi que la contribution à la démarche d’amélioration du système de management de la qualité ont clairement une incidence sur ses performances et son efficacité.
Il convient donc de commencer par déterminer quelles sont ces compétences dont doivent disposer les auditeurs internes, puis de vérifier s’ils en disposent et si tel n’est pas le cas, leur permettre de les acquérir.
A noter que dans d’autres normes de management de la qualité, comme l’ISO17025 ou l’IATF 16949, des exigences portent très précisément sur les compétences dont doivent disposer les auditeurs internes.
Les compétences des auditeurs internes
De quoi a besoin un auditeur interne en termes de compétences? De deux choses.
D’une part il doit connaitre les critères d’audit, c’est à dire la ou les normes sur lesquelles porte l’audit et les règles et procédures internes. Ca tombe sous le sens: comment auditer la conformité sans connaître les exigences? Par contre il n’a pas besoin de connaitre parfaitement toutes les exigences. Il doit surtout comprendre leurs grandes lignes et être capable, en préparant son audit à venir, sur un périmètre défini, d’aller identifier les exigences et éléments d’organisation interne y étant applicables et pertinents.
D’autre part l’auditeur interne doit savoir mener un audit. Cela inclu l’ensemble des étapes à partir du moment où l’audit est planifié, jusqu’à ce qu’il soit clôturé. Donc organisation de la séquence avec les audités, préparation de son plan d’audit, identification des risques, points clés, exigences, réalisation de l’audit à proprement parler: réunion d’ouverture, interviews, collecte de preuves, formulation des constats, réunion de clôture, rédaction du rapport d’audit. On appelle tout ceci la technique d’audit et je recommande, comme l’ISO 9001, de s’appuyer sur l’ISO 19011.
Au regard de ces compétences, on choisira évidemment des collaborateurs capables de les acquérir mais aussi doté des softs skills adéquats (j’y reviens dans un prochain épisode 😉).
Comment former les auditeurs internes?
A nouveau deux manières de procéder: former en externe ou en interne.
Avoir recours à un formateur externe permet de s’assurer de disposer d’un presatataire compétent sur ce type de formation. Il procédera normalement à la formation en 3 parties: formation au(x) référentiel(s), puis formation à la technique d’audit, puis mise en pratique lors d’un audit en situation réelle.
Je recommande fortement de réaliser ce type de formation en “intra”, ce qui signifie que le formateur se déplace dans l’entreprise et forme uniquement des collaborateurs de l’entreprise. Les intérêts sont d’abord de permettre d’aborder les règles et l’organisation interne, puis de faire compter la partie mise en pratique dans le programme d’audit de l’entreprise.
Si on réalise la formation en “inter”, c’est à dire en dehors de l’entreprise et avec des participants issus de plusieurs entreprises, on perd en spécificité et on ne peut pas intégrer la mise en pratique au programme annuel… Le seul avantage de l’inter c’est que les couts sont réduits si on n’a qu’un ou deux auditeurs à former et que potentiellement le délai pour bénéficier de la formation peut être réduit.
L’autre possibilité c’est la formation interne. Un collaborateur endosse le rôle de formateur. Celà implique évidemment qu’il doit lui même être compétent tant sur les exigences que sur la technique d’audit mais également capable de transmettre et former.
Deux avantages à ce fonctionnement: le coût maitrisé (pas besoin de prestataire externe) et l’hyper personnalisation au contexte de l’entreprise. C’est une bonne approche quand on travaille avec de nombreux auditeurs internes et surtout si on dispose de formateurs internes sur ce sujet. Par contre attention à l’entre soi! Un regard externe, par exemple lors de recyclages périodiques de formation, est une option intéressante. Ceci permet alors un fonctionnement hybride avec une alternance entre formation interne et externe et celà permet de profiter des bénéfices des deux approches.
Un point de vigilance pour terminer: la phase de mise en pratique, donc la préparation et la réalisation d’une séquence d’audit réelle, est indispensable. En audit, la théorie c’est bien beau, mais il faut se retrouver face à de vrais audités et mener les débats. Ce n’est qu’ainsi que le formateur pourra donner son feedback et évaluer l’acquisition des compétences. Donc si on te propsoe une formation d’auditeur interne à distance, validée par un quiz: c’est niet!
Enfin: quid du maintien de ces compétences? Je garde le sujet au chaud pour un prochain épisode. 😉
On s’arrête là pour aujourd’hui!
A la prochaine,
Benoit
PS: si tu connais quelqu’un qui apprécierait de me lire, fais lui suivre ce mail.
Merci Benoit pour cet éclairage.