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Allez hop!
Temps de lecture : 8 minutes
Au sommaire:
Les difficultés de la gestion des fournisseurs
Ce que demande rééllement l’ISO 9001
Bonnes pratiques & astuces
Pour aller plus loin ensemble:
🏘️ Le Village QSE – La communauté des passionnés du métier : échanges, entraide, et inspiration entre pairs pour ne plus avancer seul.
🚀 Mission Qualité – Le programme pour grandir dans ton rôle, gagner en influence et retrouver du plaisir dans la fonction qualité / QSE.
😄 Les Memes QSE – Un peu d’humour dans le sérieux de nos métiers : 148 memes à adapter et partager à ta sauce.
→ Toutes mes ressources sont réunies sur mon site web.
Passons au sujet du jour: la gestion des fournisseurs. Ou plutôt des “prestataires externes” comme les appelle l’ISO 9001 v2015. Ceux qui te fournissent en matière première, semi-produits, composants, accessoires etc…
C’est une thématique sur laquelle les entreprises rencontrent souvent bien des difficultés. Or elle sont généralement dûes à une mauvaise compréhension des exigences normatives d’une part et à une gestion court termiste, qui n’est pas dans une logique gagnant-gagnant, d’autre part.
On va explorer tout ça et je te donnerai quelques astuces maisons pour fluidifier ta gestion des fournisseurs. Oui, je vais les appeller comme ça, c’est quand même plus simple!
Les difficultés de la gestion des fournisseurs
Le premier point qui revient dans mes échanges c’est la charge de travail associée à la gestion qualité des fournisseurs. Que ce soit pour le sourcing, pour l’évaluation, la sélection, j’entends que les processus sont trop lourds à mettre en oeuvre étant donné le nombre généralement élevé de fournisseurs. Sans même parler du suivi des indicateurs et du fait de devoir tous les auditer chaque année!
Ensuite des difficultés apparaissent dans des écarts de culture, de connaissances, de maitrise qualité entre clients et fournisseurs. Ceci se traduit par des réflexes qui ne sont pas acquis concernant par exemple la méthode de traitement des non-conformités ou le déploiement de basiques qualité sur le terrain. Il en résulte des incompréhensions et des performances pas au niveau attendu.
D’ailleurs le traitement des non-conformités constitue souvent une difficulté à lui tout seul. Un temps de réponse trop long, des éléments de réponse (analyses et plans d’action correctifs) vagues ou non pertinents, de la récurrence des incidents… Et puis finalement des incompréhensions entre ce que l’un attend et ce que l’autre transmet comme informations.
Ce que demande rééllement l’ISO 9001
Eloignons-nous un instant du terrain pour explorer les exigences de l’ISO 9001. Que demande-t-elle exactement concernant les fournisseurs? Les réponses se trouvent dans le chapitre 8.4 dédié aux prestataires externes.
8.4.1 Généralités
Tout d’abord elle nous demande de “déterminer la maîtrise devant être appliquée”, mais uniquement dans 3 cas:
les produits/services achetés sont intégrés dans tes produits/services
les produits/services achetés sont directemment fournis à tes clients
c’est un processus qui est externalisé
Première chose à retenir: c’est toi qui définis la manière de gérer tes fournisseurs et tu es obligé de le faire seulement pour ceux qui cochent une de ces 3 cases. Libre à toi de le faire ou pas pour les autres.
Ensuite, pour ceux qui sont concernés: “déterminer et appliquer des critères pour l’évaluation, la sélection, la surveillance des performances et la réévaluation.”
Là encore: c’est toi qui choisis comment tu souhaites ou estimes pertinent de le faire! Un audit initial de chaque nouveau fournisseur potentiel c’est trop lourd? Et bien tu détermines que cette pratique ne fait pas partie de ton processus d’évaluation et de selection et tu choisis de faire autrement. Tout simplement. 😊
8.4.2 Maîtrise
Pour continuer, tu dois t’assurer que les produis/services achetés ne compromettent pas la conformité de tes produits. Pour cela il faut définir la maîtrise à exercer en prenant en compte l’impact potentiel de ces produits/services achetés et le niveau de maitrise du fournisseur associé (j’ai simplifié un peu le texte original 😅).
Bon, de manière claire: si ton fournisseur est bon, lâche la bride. Fais confiance à son système et ses contrôles internes, ne va pas l’auditer tous les quatre matins et supprime aussi les contrôles à réception.
Par contre pour tes fournisseurs très critiques et ceux qui n’ont pas un niveau de maitrise satisfaisant, là tu définis des modalités de maitrise en conséquence. Comme des audits et des contrôles à reception.
8.4.3 Communication
Finalement l’ISO 9001 te demande une dernière chose: communiquer tes exigences à tes fournisseurs! Les exigences concernant les produits/services bien sûr, mais surtout le résultat de ce que tu as déterminé pour:
approuver ses produits/services
d’éventuelles compétences particulières nécessaires pour son personnel
la manière dont se font les échanges
la manière dont tu vas maitriser et surveiller ses performances (ça inclut la manière de traiter une non-conformité, de faire un audit, de contrôler à réception, de calculer des indicateurs…)
En conclusion la norme te demande de définir tes règles, de les communiquer à tes fournisseurs et de les appliquer. Mais le contenu de ces règles: c’est toi qui décides!
Pour aller plus loin ensemble:
🏘️ Le Village QSE – La communauté des passionnés du métier : échanges, entraide, et inspiration entre pairs pour ne plus avancer seul.
🚀 Mission Qualité – Le programme pour grandir dans ton rôle, gagner en influence et retrouver du plaisir dans la fonction qualité / QSE.
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Bonnes pratiques & astuces
Alors comment répondre à ces exigences de manière simple, agile et sexy? Et de manière compatible avec la réalité du terrain et les ressources disponibles?Voici quelques astuces que je te recommande.
Classe tes fournisseurs
Tu dois avoir compris que tous les fournisseurs ne devraient pas être gérés de la même manière. Je te suggère de fixer quelques critères puis d’évaluer et répartir tes fournisseurs en plusieurs classes, en fonction de ces critères. Fais quelque chose de simple, hein! Par exemple:
produit critique? (oui: 1 / non: 0)
volume acheté? (au-dessus: 1 / en-dessous: 0, d’un seuil de chiffre d’affaire, déterminé selon ton contexte, dans une logique pareto)
niveau du fournisseur? (pas bon: 1 / bon: 0, basé sur ses résultats sur indicateurs et les tendances de ces résultats)
Pour ceux qui ont 3 points: marquage à la culotte! Modalités de surveillance renforcées, c’est là qu’il faut concentrer tes ressources car c’est de là que vont venir les problèmes!
Pour ceux qui ont 0 points: laisse les tranquille! Bien sûr il faut garder un minimum de lien avec eux, mais allège drastiquement la surveillance. Pas besoin d’audit, ni même de contrôle à réception.
Restent les autres, qui ont 1 ou 2. Une approche est de dire qu’on traite les 2 comme les 3 et les 1 comme les 0. Ca te fait 2 classes, c’est facile à gérer. Une autre c’est de rechercher un peu plus de finesse afin d’avoir 3 classes: les 3, les 1-2 et les 0. Je pense que c’est à regarder dans le contexte de chaque entreprise. Par contre attention, plus il y a de classes et de modalités variables, plus le risque d’usine à gaz augmente!
Invite tes fournisseurs dans ton entreprise
Cette pratique devrait être bien plus répandue! Au lieu de toi aller auditer ton fournisseur, tu l’invites à te rendre visite. J’ai bien dit “inviter”, c’est différent d’une convocation quand les résultats sont mauvais.
C’est l’occasion de lui montrer concrètement l’usage fait de ses produits, comment ils sont stockés, manipulés, utilisés, l’impact des non-conformités... Ca lui permet de mieux comprendre ce qui est important concernant ses produits et pourquoi ça l’est.
Ce n’est pas le président que tu invites: ce sont les interlocuteurs du quotidien idéalement accompagnés par des opérationnels qui fabriquent les produits.
Autre avantage de la visite: montre lui comment tu travailles en qualité. Il pourra ainsi mieux comprendre tes attentes et exigences!
Une communication régulière
Passe un coup de fil de temps en temps à ton fournisseur même quand tout va bien. Car si tu ne le contactes que lorsqu’il y a un problème, il ne faut pas t’étonner qu’il traine à te répondre… N’oublie pas l’importance du facteur humain. 😉
Aide tes fournisseurs
Quand un fournisseur est en difficulté pour respecter les délais ou le niveau qualité requis, propose lui ton support. On appelle cela le développement fournisseur. L’idée c’est qu’il est plus intéressant pour toi d’avoir des fournisseurs efficace que le contraire. Ensuite tu as peut être un niveau de maitrise qu’il n’a pas sur certains outils ou méthodes. Et bien transmet lui tes bonnes pratiques, aide le à grandir, car ça te sera bénéfique ensuite. Souviens-toi qu’il est plus efficace et efficient d’aider un fournisseur en place à remonter la pente que de s’en séparer et devoir en selectionner un nouveau!
Voilà, on s’arrête là pour aujourd'hui!
J’espère qu’avec tout ça tu vas pouvoir alléger un peu ta gestion des fournisseurs et mieux employer les ressources dont tu disposes.
Je te dis à bientôt,
Benoit
PS: Dans ce monde de réseaux et d’échanges virtuels je crois encore au bouche à oreille… Alors si tu connais quelqu’un qui apprécierait de me lire, fais lui suivre ce mail. 😉
Pour aller plus loin ensemble:
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J'aime bien ce genre de newsletter, pratico-pratique. merci Benoit